Sổ hộ khẩu là giấy tờ quan trọng trong việc xác định nơi thường trú của một cá nhân hay hộ gia đình. Do có nhiều nhu cầu khác nhau mà cần đến bản sao có công chứng của sổ hộ khẩu cũng vì thế mà việc chứng thực sổ hộ khẩu ngày càng nhiều. Tuy nhiên, vẫn nhiều người thắc mắc chứng thực sổ hộ khẩu ở đâu? Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực? Vậy hãy cùng Luật ACC đi tìm hiểu ở bài viết này nhé!
1. Sổ hộ khẩu là gì?
Đăng ký thường trú là việc công dân đăng ký nơi thường trú của mình với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và được cơ quan này làm thủ tục đăng ký thường trú,cấp sổ hộ khẩu cho họ
Sổ hộ khẩu được cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thường trú và có giá trị xác định nơi thường trú của công dân
Như vậy, căn cứ các quy định của pháp luật đã nêu ở trên, sổ hộ khẩu là cơ sở pháp lý xác định nơi thường trú hợp pháp của công dân.
2. Chứng thực sổ hộ khẩu là gì?
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, Công chứng được định nghĩa như sau:
– Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng (phòng công chứng, văn phòng công chứng) chứng nhận về tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng hoặc giao dịch dân sự khác bằng văn bản; Chứng nhận về tính chính xác, tính hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực được định nghĩa là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Trên cơ sở những nội dung đã phân tích ở trên, có thể thấy, việc công chứng chỉ áp dụng đối với hợp đồng, giao dịch dân sự hoặc bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại mà cần công chứng theo quy định của pháp luật hoặc theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức. Do đó, trên thực tế không có việc công chứng sổ hộ khẩu mà chỉ có chứng thực bản sao sổ hộ khẩu từ bản chính.
Chứng thực sổ hộ khẩu là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính sổ hộ khẩu của hộ gia đình hoặc cá nhân để chứng thực bản sao số hộ khẩu là đúng với bản chính.
3. Chứng thực hộ khẩu ở đâu?
Căn cứ theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giam, tam giữ, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác
Cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính được quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Theo đó, cá nhân có nhu cầu chứng bản sao có thể đến các cơ quan có thẩm quyền sau đây:
Thứ nhất: Phòng tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố (Sau đây gọi tắt là Phòng tư pháp)
Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định Phòng tư pháp có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các giấy tờ sau:
– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
– Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
– Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
Trong đó, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các giấy tờ trên, đồng thời ký chứng thực và đóng dấu của Phòng tư pháp.
Thứ hai: Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã)
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Uỷ ban nhân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các giấy tờ sau:
– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
– Chứng thực di chúc;
– Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
– Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản theo quy định của pháp luật.
Trong đó, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Thứ ba: Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các giấy tờ sau:
– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
– Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
Trong đó, Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự sẽ thực hiện việc ký chứng thức và và đóng dấu của cơ quan đại diện.
Thứ tư: Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.
Công chứng viên ký chứng thực và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng và Văn phòng công chứng).
Như vậy, cá nhân có nhu cầu chứng thực bản sao sổ hộ khẩu có thể đến Phòng tư pháp, Uỷ ban nhân cấp xã, Cơ quan đại diện hoặc Tổ chức hành nghề công chứng để được chứng thực theo quy định của pháp luật.
Trong trường hợp, người yêu cầu chứng thực già yếu, không thể đi lại, đang bị tạm giam, tam giữ, đang phải thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác thì cán bộ Phòng tư pháp, Uỷ ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện, Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đến nơi ở của người yêu cầu chứng thực để chứng thực các giấy tờ trên.
4. Thủ tục chứng thực sổ hộ khẩu
Thành phần hồ sơ:
- Bản chính Sổ hộ khẩu;
- Bản sao (bản photo) Sổ hộ khẩu.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Nộp hồ sơ:
Người yêu cầu chuẩn bị 01 bộ hồ sơ nêu trên đến một trong bốn nơi sau đây để thực hiện việc chứng thực Sổ hộ khẩu:
- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; hoặc
- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; hoặc
- Cơ quan đại diện; hoặc
- Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.
Bước 2: Kiểm tra và thực hiện chứng thực Sổ hộ khẩu:
Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính Sổ hộ khẩu thì thực hiện chứng thực như sau:
- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
- Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính Sổ hộ khẩu hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính Sổ hộ khẩu trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
- Nếu phát hiện bản chính thuộc trường hợp: (1) Bản chính Sổ hộ khẩu bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ hoặc (2) Bản chính Sổ hộ khẩu bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung thì cơ quan thực hiện chứng thực từ chối tiếp nhận hồ sơ.
Xem thêm bài viết: Chi phí công chứng sổ hộ khẩu hết bao nhiêu tiền?
5. Giá trị pháp lý của sổ hộ khẩu đã được chứng thực?
Bản sao Sổ hộ khẩu đã được chứng thực có giá trị sử dụng thay thế cho bản chính Sổ hộ khẩu trong các giao dịch.
6. Có bắt buộc photo tất cả các trang khi thực hiện chứng thực sổ hộ khẩu không?
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP không quy định cụ thể đối với trường hợp bản chính có nhiều trang thì người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính phải sao, chụp như thế nào. Tuy nhiên căn cứ Điều 10 Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định: “Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính.”. Như vậy, chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải sao, chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin về các thành viên có tên trong sổ.
Trong thực tế đời sống việc chứng thực hộ khẩu là cần thiết, việc nắm rõ các quy định pháp luật về vấn đề này sẽ giúp bạn thực hiện dễ dàng hơn cũng như bảo đảm được quyền lợi của mình. Bài viết Chứng thực hộ khẩu ở đâu? trên đây của Luật ACC chắc chắn hữu ích đối với bạn. Trong quá trình tham khảo bài viết nếu còn nội dung nào chưa rõ bạn vui lòng phản hồi bài viết hoặc liên hệ trực tiếp tới tổng đài tư vấn của Luật ACC để được hỗ trợ kịp thời nhé!
